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Comment devenir une réceptionniste virtuelle

La technologie a créé de nouveaux emplois qui n’existaient pas auparavant. Par exemple, un blogueur professionnel était encore inconnu il y a peu de temps. De même, la technologie élimine des emplois comme les standardistes, les caissières, les caissiers de banque, les postes administratifs, juridiques, etc.

La technologie a également modifié les emplois, en facilitant l’exécution ou en permettant à une personne d’accomplir davantage de tâches. Les emplois de réceptionnistes en sont un exemple ; aujourd’hui, de nombreuses personnes de ce secteur travaillent à distance en tant que réceptionnistes virtuels. Ces travailleurs effectuent un grand nombre des mêmes tâches que les réceptionnistes ordinaires, mais à distance.

La profession de réceptionniste virtuel se développe à l’échelle mondiale, facilitée par les logiciels et la technologie. Il s’agit d’une profession attrayante pour de nombreuses personnes en raison de sa flexibilité géographique. Un réceptionniste virtuel travaille à distance, souvent à domicile, ce qui est une option attrayante. En outre, la technologie et les logiciels ont permis à un réceptionniste virtuel indépendant de se trouver loin des bureaux de son client. Par conséquent, il s’agit souvent d’entrepreneurs indépendants travaillant pour un client et 1099.

Cependant, les réceptionnistes virtuels peuvent travailler en dehors des heures normales de 9 à 5 et doivent être flexibles avec leur horaire. Cela peut être un avantage ou un inconvénient, selon votre point de vue.

Pourquoi les entreprises engagent-elles des réceptionnistes virtuels ? Que fait un réceptionniste virtuel et quelles sont les compétences requises pour ce poste ? Enfin, comment devient-on réceptionniste virtuel ?

Pourquoi les entreprises engagent-elles des réceptionnistes virtuels ?

Avant de répondre à la question de savoir comment devenir un réceptionniste virtuel, répondons à la question de savoir pourquoi les entreprises engagent des réceptionnistes virtuels. Personne ne veut commencer dans un domaine professionnel sans possibilité d’évolution future.

De nombreuses entreprises ont supprimé les postes de réceptionnistes sur site et ont essayé de les remplacer par la technologie dans un souci de réduction des coûts et d’amélioration de l’efficacité. Un réceptionniste de bureau a besoin d’espace, d’un ordinateur, d’une formation, d’un salaire et d’avantages sociaux. Selon les rapports, un réceptionniste gagnait environ 14,96 € de l’heure en 2022. Ce taux augmente d’environ 31 % pour atteindre ~19,60 € par heure après avoir ajouté les avantages non salariaux. En supposant 2 080 heures de travail par an, cela signifie qu’un réceptionniste sur site à temps plein gagne environ 40 768 € par an. Un propriétaire de petite ou moyenne entreprise peut économiser beaucoup d’argent en adoptant une technologie automatisée.

Cependant, des études ont montré que les clients préfèrent se connecter à un humain pour interagir avec les entreprises et le service clientèle. Ils n’aiment généralement pas les systèmes automatisés.

Nous avons tous fait l’expérience d’appeler une entreprise, de tomber sur un arbre téléphonique et de ne pas arriver à joindre la bonne personne ou le bon service. Que faisons-nous ? Nous raccrochons. Les petites et moyennes entreprises peuvent perdre des ventes et créer des clients mécontents, ce qui signifie une perte d’activité. De même, nous avons tous fait l’expérience d’un chatbot automatisé qui n’a jamais répondu à nos questions, ce qui est frustrant.

Une alternative est une réceptionniste virtuelle, qui peut remplir le rôle d’une réceptionniste de bureau sur place et souvent à un coût moindre. Pour l’entreprise, les réceptionnistes virtuels peuvent offrir aux clients une interaction humaine et établir une relation sans coût supplémentaire. Pour le travailleur, cette tendance représente une opportunité pour ceux qui souhaitent bénéficier de la flexibilité du travail à distance ou d’un horaire différent.

Que fait un réceptionniste virtuel ?

Que font les réceptionnistes virtuels ? Ils remplissent le rôle d’un réceptionniste de bureau sur place, mais à distance. Le rôle exact d’un réceptionniste virtuel varie en fonction de l’organisation qu’il soutient. Cependant, les réceptionnistes virtuels remplissent les mêmes fonctions principales dans la plupart des entreprises, notamment la communication, la gestion des horaires, les tâches administratives et la gestion des bases de données.

Tâches effectuées par les réceptionnistes virtuels

La liste ci-dessous est une liste partielle des tâches effectuées par les réceptionnistes virtuels.

  • Répondre et transférer des appels
  • Prendre des messages
  • Faire des appels aux clients et à d’autres entreprises
  • Répondre à des courriels
  • Répondre aux FAQ
  • Planifier des réunions et des rendez-vous
  • Tenir à jour les calendriers des clients
  • Organiser les déplacements pour les voyages d’affaires
  • Gérer les contacts et les listes d’e-mails

Les réceptionnistes virtuels peuvent être amenés à effectuer d’autres tâches en fonction du poste. Quelques exemples :

  • Répondre à des lettres
  • Prendre des notes lors d’une réunion
  • Comptabilité
  • Traiter les factures et les paiements
  • Préparer et envoyer des bulletins d’information
  • Gestion des médias sociaux

Comment devenir une réceptionniste virtuelle

Si vous voulez devenir un réceptionniste virtuel, vous devez tenir compte de quatre éléments principaux : l’éducation et la formation, l’espace de bureau, l’équipement et la technologie, et votre CV.

Éducation et formation

La plupart des emplois requièrent un élément d’éducation et de formation, et la réceptionniste virtuelle ne fait pas exception. Un réceptionniste virtuel doit habituellement posséder au minimum un diplôme d’études secondaires ou un certificat de test d’éducation générale (GED).

Certains peuvent exiger un diplôme d’études collégiales, peut-être en affaires ou en communications, selon l’entreprise. Vous pouvez même avoir besoin d’une éducation ou d’une formation supplémentaire ; certains emplois exigent des compétences bilingues, comme l’espagnol. Cependant, il n’est pas nécessaire d’avoir un diplôme spécialisé.

Les emplois nécessitent généralement une formation en cours d’emploi obtenue par l’expérience. Ce point est particulièrement vrai pour devenir un réceptionniste virtuel avec plus de responsabilités. Les entreprises peuvent ne pas être disposées à donner une chance à une personne sans expérience préalable. Cependant, la nature d’un emploi virtuel ou à distance rend difficile l’obtention d’une formation en cours d’emploi. C’est pourquoi de nombreuses personnes désireuses de devenir réceptionnistes virtuels ont souvent une expérience sur place dans un bureau.

Une assistante virtuelle peut également avoir besoin d’une formation sur les logiciels informatiques, en fonction de son poste. L’utilisation d’un ordinateur est presque une seconde nature pour beaucoup de gens aujourd’hui. Cependant, vous pouvez avoir besoin d’une excellente connaissance pratique de logiciels spécifiques tels que MS Word, Excel, PowerPoint et les logiciels de messagerie.

De nombreuses personnes acquièrent cette formation à l’école ou dans leur premier emploi. Cependant, il est possible d’acquérir cette formation dans les collèges communautaires locaux ou en ligne dans le cadre d’un programme de formation continue. En outre, vous pouvez avoir droit au crédit d’apprentissage à vie pour aider à compenser le coût de la formation.

Espace de bureau

Pour devenir un réceptionniste virtuel, vous avez besoin d’un espace de bureau. Il ne doit pas nécessairement s’agir d’un bureau loué, mais plutôt d’un espace dédié à votre domicile, vous permettant d’effectuer votre travail. Cette exigence signifie un endroit calme pour la plupart des gens, sans distractions des enfants et des animaux domestiques.

Par exemple, vous pouvez utiliser une pièce de bureau ou une chambre d’amis avec un bureau.

Équipement et technologie

Une réceptionniste virtuelle aura besoin d’un équipement et d’une technologie spécifiques. Comme vous serez probablement un entrepreneur indépendant, vous devrez payer l’équipement et la technologie. Cependant, si ces dépenses sont nécessaires pour le travail, elles peuvent être considérées comme des dépenses professionnelles à des fins fiscales.

L’élément numéro un de la liste est un ordinateur avec un grand écran. L’ordinateur doit être dédié au travail et non partagé avec d’autres membres de la famille. Certains clients peuvent exiger l’installation de leur logiciel pour interagir avec leurs clients et les membres de leur équipe.

Le deuxième élément le plus important est une connexion Internet à large bande fiable. Encore une fois, puisque c’est pour le travail, cela peut valoir la peine de payer pour des vitesses plus rapides. De plus, une connexion filaire dédiée plutôt que sans fil améliorera la fiabilité et la vitesse.

Vous aurez besoin d’une ligne fixe et d’un téléphone dédié pour travailler avec vos clients. Beaucoup de gens ont coupé leur ligne fixe, mais vous pouvez en avoir besoin pour devenir un réceptionniste virtuel. Ce n’est pas une bonne idée d’avoir des appels personnels qui interrompent les appels des clients. Un autre équipement précieux est un casque d’écoute pour réduire le bruit de fond lors des appels.

Enfin, vous devrez peut-être acheter des logiciels de productivité comme MS Word, Excel et PowerPoint. La raison : votre client peut s’attendre à ce que vous ayez des logiciels similaires à ceux qu’il utilise.

Curriculum vitae

Une fois que vous avez l’éducation, la formation, l’équipement des bureaux et la technologie, vous êtes prêt à trouver un emploi. Toutefois, si vous avez l’intention d’être un entrepreneur indépendant, vous avez quand même besoin d’un curriculum vitae. Les clients potentiels doivent s’assurer que vous avez les qualifications minimales. Mais ils veulent aussi s’assurer que vous avez les compétences nécessaires.

Compétences d’une réceptionniste virtuelle

Une réceptionniste virtuelle doit posséder des compétences qui vont au-delà de l’éducation et de la formation énumérées ci-dessus. Vous trouverez ci-dessous une liste de compétences que vous voudrez peut-être mettre en évidence.

  1. Compétences en matière de soutien à la clientèle – Le rôle principal d’un réceptionniste virtuel est d’interagir avec le client. Si vous avez de l’expérience dans ce domaine, mettez-la en avant. Par exemple, si vous avez déjà travaillé comme réceptionniste dans un bureau ou si vous avez occupé un autre poste en contact avec le client, comme caissier, faites-le savoir à votre client potentiel.
  2. Compétences organisationnelles – Vous avez peut-être réalisé que les compétences organisationnelles sont essentielles. Vous gérez votre emploi du temps et, bien souvent, celui de vos clients. Vous avez peut-être plus d’un patron et devez gérer les calendriers et les appels entrants de plusieurs personnes.
  3. Compétences en dactylographie et en rédaction – Taper rapidement et prendre des notes est un autre attribut essentiel. Vous devriez sans doute le souligner si vous pouvez taper à une certaine vitesse, par exemple 60 mots par minute.
  4. Compétences en informatique – Les compétences informatiques sont indispensables pour une réceptionniste virtuelle. Ces compétences peuvent inclure une formation formelle, une certification ou une formation en cours d’emploi. La formation informelle compte également. Si vous avez appris par vous-même un logiciel ou une application spécifique, mettez-le en évidence. Les propriétaires de petites entreprises peuvent considérer comme un atout le fait que vous maîtrisiez l’internet et les médias sociaux.
  5. Compétences interpersonnelles – Une réceptionniste virtuelle doit interagir avec des personnes d’horizons différents et gérer avec succès les relations.
  6. Compétences en communication – Cette compétence est également importante. Vous devez mettre en avant votre formation et votre expérience des programmes de messagerie électronique, des logiciels de chat en ligne, des plateformes de médias sociaux et des logiciels de télécommunication.

Il existe de nombreux autres éléments que vous pouvez inclure dans votre CV. Par exemple, vous pouvez souligner votre capacité à travailler selon un horaire flexible et les références de vos clients précédents. Une fois votre CV complété, vous êtes prêt à trouver un poste de réceptionniste virtuel.

Réflexions finales sur la façon de devenir un réceptionniste virtuel

Une réceptionniste virtuelle est un emploi qui convient à de nombreuses personnes qui préfèrent travailler à domicile. La technologie et les logiciels ont rendu possible l’exécution de ce travail à la maison plutôt qu’au bureau. Un client peut ne jamais savoir que la réceptionniste virtuelle n’est pas au bureau.

Si votre objectif est de devenir un réceptionniste virtuel, assurez-vous d’avoir l’éducation et la formation appropriées, l’espace de bureau, l’équipement, la technologie et les compétences. Pour la bonne personne, il peut s’agir d’un choix de carrière très satisfaisant.

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